Secretaria de Ventas

Descripción resumida del puesto

• Asistir a la dirección de ventas realizando diversas tareas administrativas relacionadas con las transacciones automovilísticas • Encargado de las comunicaciones generadas por la entrada de correos electrónicos y llamadas telefónicas, así como de la recepción; • Recibir y enrutarlos llamadas y correos electrónicos provenientes del exterior; • Tomar los mensajes con precisión y proporcionar la información básica a los interlocutores con cortesía y profesionalismo; • Dar la bienvenida a los visitantes, informarse sobre el motivo de su visita y dirigirlos a la persona adecuada.

Tareas principales

• Abrir y preparar los expedientes relacionados con las transacciones de vehículos y los intercambios entre concesionarios; • Registrar las ventas y compras de vehículos en el sistema informático; • Elaborar diversos informes estadísticos relacionados con las ventas, inventario, pedidos y gestión; • Registrar las facturas del fabricante en el sistema informático y realizar los ajustes para equilibrar las cuentas; • Realizar pedidos especiales a proveedores para la compra e instalación de artículos adicionales vendidos a los clientes; • Organizar y planificar los intercambios entre concesionarios en colaboración con la dirección de ventas; • Transmitir la información requerida a la contabilidad para facturar los intercambios de la concesión; • Transmitir la información necesaria a la contabilidad para emitir los cheques; • Ayudar al/la director(a) comercial en lo referente a la matriculación de coches nuevos y de ocasión; • Preparar los documentos necesarios para la matriculación de coches de demostración;

Tareas relacionadas con el teléfono

• Operar un sistema telefónico de varias líneas y transferir las llamadas recibidas a las personas correspondientes; • Responder a todas las llamadas telefónicas y correos electrónicos provenientes del exterior con rapidez, cortesía y profesionalismo, transferiéndolos rápidamente a la persona o servicio correspondiente; • Minimizar el tiempo de espera de los clientes y preguntarles varias veces si desean permanecer en espera; • Tomar mensajes detallados cuando la llamada no pueda ser transferida; • Filtrar las llamadas telefónicas del exterior a solicitud de los directores; • Avisar al responsable del servicio telefónico de cualquier problema relacionado con el sistema; • Actualizar y comunicar el directorio telefónico de los empleados de la empresa, según sea necesario.

Tareas relacionadas con la atención a los clientes

• Recibir a los clientes y preguntarles sobre el motivo de su visita; • Dirigir a los clientes al servicio adecuado, avisar al empleado correspondiente que un cliente lo espera; • Comunicar con los interlocutores y visitantes de manera profesional, amable y eficaz.

Perfil buscado

• 0 años de experiencia requerida (se acepta principiante); • Formación en secretariado, administración o campo relacionado, o experiencia equivalente; • Excelentes habilidades en comunicación oral y escrita y orientación al servicio al cliente; • Capacidad para gestionar llamadas y mensajes, filtrar solicitudes y trabajar con múltiples tareas simultáneamente; • Rigor, organización y atención al detalle en la gestión de expedientes y documentos; • Discreción y respeto por la confidencialidad de la información tratada; • Buen nivel de dominio de las herramientas informáticas y sistemas de gestión administrativa; • Espíritu de equipo y aptitud para trabajar en un entorno dinámico y orientado a resultados.

Ventajas y condiciones

• Taller climatizado • Empresa cerrada los fines de semana • Remuneración competitiva • Formación continua • Seguro dental • Seguro de invalidez • Descuentos para empleados • Estacionamiento gratuito • Seguro de gastos médicos y paramédicos • Seguro de vida • Seguro de medicamentos • Bonificación por rendimiento • Transporte público cercano • Seguro de viaje • Seguro para atención visual • Conciliación trabajo y vida personal